Víte, že Fusio můžete pohodlně využívat také pro správu marketingových šablon a materiálů, ale i ostatních firemních dokumentů? U nás ve firmě používám Fusio složky Marketingové materiály, Šablony dokumentů a Specifikace produktů pro přehledné uložení dokumentů, jejich snadnou distribuci kolegům, hlídání pravidelných revizí i pro kontrolu používání jejich aktuálních verzí.
Zde je 6 Fusio funkcí, které pomůžou udržet pořádek nejen v marketingových materiálech i Vám:
Fusio nabízí přehledné prostřední pro ukládání dokumentů ve formě seznamů a podseznamů se samotnými přílohami, takže zde rychle cokoli najdete – i díky možnosti filtrování a zařazení dokumentů podle příslušného Typu, Podkategorie, Správce nebo Data.
Když potřebujete přidat novou přílohu, můžete soubor do Fusio lehce přetáhnout pomocí Drag and Drop, případně označit více souborů a ty pak rychle hromadně do Fusio uložit (přes klávesu Ctrl/Shift)
Uspořádání dokumentů v seznamech a podseznamech Fusio
Když přikládáte novou přílohu, můžete ji pojmenovat tak, aby byla později snadno k nalezení a nastavit, jestli ji chcete pouze přidat do seznamu Fusio nebo také rozeslat ostatním kolegům do e-mailu, aby si mohli nový dokument rovnou prohlédnout, vytisknout a začít používat.
Uložení a výběr typu sdílení dokumentu s kolegy
Všem kolegům, kteří mají ve Fusio nastavenou příslušnou uživatelskou roli, např. Obchodník, ihned přijde e-mail s upozorněním, že jste přidali nový dokument, ten je ve zprávě také přiložen společně s komentářem či poznámkou. Praktické je, že takové upozornění do e-mailu chodí jen tomu, pro koho je zpráva potenciálně zajímavá a neobtěžuje ostatní kolegy, např. z účetního oddělení, kteří by zprávu považovali spíš za spam.
E-mailové upozornění a zpráva s nově přidaným dokumentem v příloze
Při ukládání nový dokument snadno zařadíte do příslušné Kategorie tak, aby byl seznam co nejvíce přehledný, a nastavíte Četnost revize, neboli, za jak dlouho Vám má systém automaticky připomenout, že je třeba zkontrolovat aktuálnost dokumentu.
Nastavení data, do kdy bude třeba dokument zkontrolovat a aktualizovat
Na aktualizaci dokumentů tak nemusíte příliš myslet, jakmile uplyne nastavená doba jejich platnosti, přijde Vám do e-mailu automaticky seznam, které konkrétní dokumenty jsou příliš dlouho neaktualizované a je třeba na ně mrknout a poupravit je.
E-mailové upozornění na dokumenty, které byste již měli aktualizovat
Díky Fusio máte také přehled, jestli kolegové používají aktuální verze dokumentů. Po vložení vyplněné šablony, jako je např. Záznam z jednání, kolegou do Fusio, Vám dorazí do e-mailu zpráva i s inkriminovaným dokumentem, který můžete pohodlně otevřít a zkontrolovat, příp. spolupracovníky upozornit, že používají neplatnou verzi, a že je ve Fusio již k dispozici verze nová.
E-mailové upozornění na nově uložený dokument vytvořený s využitím šablony