Elektronické schvalování faktur

Podle vašich potřeb

Elektronické schvalování přijatých faktur (případně dalších typů dokladů) je možné ve Fusio snadno realizovat jako standardní agendu, přizpůsobenou podle vašich potřeb. Díky možnosti samosprávy systému si ji můžete jednoduše upravit (a nebo to samozřejmě můžete nechat na nás…) na míru vašim procesům. Většina firem či organizací se nejspíš rozhodne u jednotlivých faktur evidovat údaje jako je dodavatel, datum doručení, popis, datum splatnosti, variabilní symbol a podobně. Z vašich individuálních potřeb však mohou vyplývat další potřebné evidované údaje, jako třeba středisko, kategorie, zakázka či cokoliv dalšího. Fusio si tak jako vždy přizpůsobíte přesně vašim potřebám. A netýká se to samozřejmě jen výčtu evidovaných údajů k faktuře. Celý postup schvalování bude implementován přesně s souladu v vaším procesem. Máte schvalování vícestupňové? Žádný problém. Jiní schvalovatelé v závislosti na částce, sortimentu, dodavateli? Proč ne. Paralelní vyjádření více osob pro urychlení celého procesu? Samozřejmě. Pokud putuje firmou papírová faktura od jednoho k druhému, nějakou dobu to trvá. U někoho se zasekne z důvodu vytížení, někdo je na služební cestě. V elektronické verzi není třeba na něj čekat (samozřejmě jen pokud to pravidla vašeho procesu umožní), k záznamu může mít přístup víc osob.

Reporty, notifikace, historie, oprávnění

Uplatnění dalších standardních vlastností Fusio pak pomůže pohlídat celý proces na potřebné úrovni – proč třeba neposílat o požadavku na prověření faktury pracovníkovi notifikaci, pokud to dělá spíše výjimečně u některých nákupů. Pokud jich má naopak každý den několik, může dostávat pravidelný (například denní) přehled formou reportu. Stejně tak s výhodou využijete další vlastnosti jako je práce s přílohami (okamžité zobrazení náhledu faktury a souvisejících dokladů jako jsou dodací listy a podobně), historie změn či přístupová oprávnění.

Jedním z hlavních přínosů elektronizace schvalování faktur je často zásadní „zprůchodnění“ celého procesu. Jak to nejlépe udělat ve vašem případě, to s vámi rádi detailně probereme. Zatím si zkuste představit třeba tento příklad: Po přijetí faktury je podle interních pravidel přidělen pracovník, provádějící ověření souladu s dodávkou. Třeba vedoucí oddělení. O faktuře se dozví například díky notifikaci a má za úkol provést ověření co nejdříve v rámci svých časových dispozic. Pokud tak ale neučiní třeba do 3 dnů, přijde mu upozornění v reportu, který má nastavené generování na každý pracovní den, avšak pouze za předpokladu, že nějaké takové „opožděné“ faktury v systému jsou. A ví, že pokud ověření neudělá během dalších 2 dnů, faktura se již objeví v obdobném reportu, chodícím jeho nadřízenému… Tento nebo podobný systém umožní hlídat jednotlivé lhůty nastavené v procesu a jejich dodržování.

Nákupy pod kontrolou

Proces není nutné omezovat jen na samotné schválení faktury, může mu předcházet i evidence objednávek či nákupních požadavků. Opět zcela dle vašich potřeb. Může se třeba stát, že chcete, aby vaši pracovníci podávali svým nadřízeným žádosti o jednotlivé nákupy materiálu, nástrojů či vybavení. Jednotlivé požadavky zdůvodní a například u obnovení nástrojů chcete vědět, jaká položka majetku je nahrazována a zda již dosáhla své plánované životnosti. Nadřízený může při schválení přiřadit příslušný budget či controllingové proměnné. Takto schválený nákup může být připárován k přijaté faktuře a proces jejího schválení usnadnit. Nebo se přímo rozhodnete, že tyto předem odsouhlasené nákupy budou schvalovány automaticky. Je to na vás – bude to tak, jak potřebujete.

Pravidelné faktury

Některé faktury vám chodí pravidelně, třeba měsíční vyúčtování nájemného, internetu či připojení na pult centralizované ochrany. Není tedy důvod, aby třeba finanční ředitel opakovaně „odklikával“ jejich schvalování, pokud souhlasí částka a ostatní údaje. Pro faktury na seznamu pravidelných smluvních paušálních plateb můžete nastavit automatické schvalování. Na druhé straně nechcete, aby byl náklad „do nekonečna“ hrazen jen ze setrvačnosti, aniž by někdo revidoval jeho efektivitu. Žádný problém, nastavíte si v seznamu doby platnosti schválení pro jednotlivé cyklické faktury…

Jak se faktury do systému dostanou?

Optimální je samozřejmě situace u dokladů, které již dostáváte v elektronické podobě. Pokud vám dodavatelé například posílají faktury na e-mailovou adresu faktury@vasefirma.cz, doplníme vám Fusio o datovou pumpu, která bude e-maily ze schránky automaticky stahovat a zařazovat je do systému. Samozřejmě s možností přebírat zprávy jen z předem schválených adres, či splňující jiné vydefinované požadavky.

Faktury, které obdržíte v papírové podobě, můžete do systému oskenovat, třeba na vašem multifunkčním zařízení. Nebojte se, není potom nutné je jednu pro druhé připojovat jako přílohu. Umíme je načíst hromadně, stačí jen správně nastavit skenovací pracoviště.

Dle počtu a typu faktur může být výhodné některá data z faktur vytěžovat automaticky. Fusio dokáže spolupracovat se systémy pro vytěžování dat a pro váš konkrétní případ umíme i vhodný systém navrhnout a dodat jako součást celého řešení.

Žádné duplicitní pořizování dat

V průběhu procesu schválení faktury k ní systém či jednotliví pracovníci mohou zadat různé údaje. Například při importu faktury ze sběrné e-mailové adresy je možné dle evidované adresy odesílatele identifikovat dodavatele, automaticky zaznamenat datum doručení a podobně. Schvalující pracovník třeba přiřadí číslo střediska či zakázku. Všechny tyto údaje je možné vyexportovat do vašeho účetního programu tak, aby nebylo potřeba žádná data pořizovat dvakrát. Potřebujete mít fakturu již od počátku v obou systémech, aby ji mohla již zpracovávat účtárna a schválení k proplacení má proběhnout paralelně, je však třeba zajistit vše do data splatnosti? Samozřejmě i to je možné.

Nemusíte měnit procesy

Procesy schvalování faktur v jednotlivých firmách či organizacích jsou si v mnohém podobné, přesto však velmi individuální. Vyplývá to z odlišností v organizační struktuře, pravomocech, struktuře dodavatelů a mnoha dalších faktorů. Fusio díky své univerzálnosti a přizpůsobitelnosti umožňuje nastavit vše tak, aby jste své procesy nemuseli měnit k nějaké unifikované podobě, ale aby vše odpovídalo přesně vašim potřebám.

Chtěli byste vidět Fusio v akci? Rádi vám ho předvedeme naživo.