Podle vašich potřeb
Správu šablon dokumentů lze ve
Fusio snadno realizovat jako standardní agendu, přizpůsobenou podle vašich potřeb. Díky možnosti samosprávy systému si můžete jednoduše přizpůsobit (a nebo to samozřejmě můžete nechat na nás…) obsah evidence. Většina firem či organizací se nejspíš rozhodne u jednotlivých záznamů evidovat údaje, jako jsou název šablony, její správce, vymezení platnosti, verze a podobně. Z vašich individuálních potřeb však mohou vyplývat další evidované údaje, jako četnost revize šablony, kategorie, přidělení zaměstnancům a podobně. Fusio si tak, jako vždy, přizpůsobíte přesně vašim potřebám.
(příklad realizace agendy šablon dokumentů)
Prosaďte používání aktuálních šablon
Častou bolestí ve firmách a organizacích je používání neaktuálních šablon dokumentů. Ať už se jedná o typizované předlohy smluv, obchodních nabídek, různých specifikací či formulářů nebo obyčejného hlavičkového papíru. Důvodem bývá špatné informování uživatelů o aktualizaci šablony či její nedostupnost.
Pokud jsou, například, šablony umístěny na sdíleném disku v adresářové struktuře, volí uživatelé často „cestu menšího odporu“ – místo proklikávání se k aktuální šabloně, použijí tu, kterou si uložili lokálně, když s ní pracovali naposledy. Ale tato už nemusí být aktuální. Při tomto způsobu uložení, musí také správce dokumentu o případné aktualizaci informovat uživatele. To řeší obvykle e-mailem – musí však zařídit rozeslání informace těm správným lidem a hrozí nebezpečí, že na někoho zapomene. Pokud „pro jistotu“ obesílá vždy všechny, vede to časem k ignoraci těchto e-mailů, protože informace se příjemců většinou netýká.
Ve Fusio mají uživatelé šablony snadno dostupné, včetně pohodlného vyhledávání. Je zde snadné nastavit přidělení šablony konkrétním lidem, nejlépe dle jejich rolí. A o aktualizaci šablony informovat uživatele automaticky – a jen ty, kterých se to týká.
Zajistěte pravidelnou revizi aktuálnosti šablon
Jistě jste se už setkali s tím, že šablona dokumentu byla zastaralá a nikdo se včas nepostaral o její aktualizaci dle změněné situace. Pokud se mění adresa, logo nebo telefonní číslo, napadne každého, že je třeba projít všechny šablony a aktualizovat je. Co ale třeba seznam referenčních zákazníků v šabloně nabídky? Vzpomene si někdo pravidelně, že by bylo vhodné zařadit nové, zajímavé klienty, jejichž přítomnost v referencích zvyšuje vaši prestiž?
S Fusio máte po starostech. K šabloně přiřadíte správce a nastavíte četnost pravidelné revize – podle potřeby třeba na půl roku nebo na rok. Fusio správce včas upozorní na nutnost revize a po prověření či aktualizaci mu umožní prodloužit platnost šablony.
Reporty, notifikace, historie, oprávnění
Uplatnění standardních vlastností Fusio pomůže zajistit správu šablon dokumentů na potřebné úrovni. Ať už se rozhodnete pro poslání notifikace o každé změně přiřazeným uživatelům ihned nebo upřednostníte zasílání souhrnného reportu třeba jednou týdně, pokud se něco změnilo. Správci šablon mohou dostávat již výše zmíněná upozornění – a při nevyřízení revize včas může být také upozorněn nadřízený. Je to na vás.
Stejně tak s výhodou využijete další vlastnosti, jako je historie všech provedených změn či přístupová oprávnění.
