Správa šablon dokumentů

Podle vašich potřeb

Správu šablon dokumentů lze ve Fusio snadno realizovat jako standardní agendu, přizpůsobenou podle vašich potřeb. Díky možnosti samosprávy systému si můžete jednoduše přizpůsobit (a nebo to samozřejmě můžete nechat na nás…) obsah evidence. Většina firem či organizací se nejspíš rozhodne u jednotlivých záznamů evidovat údaje, jako jsou název šablony, její správce, vymezení platnosti, verze a podobně. Z vašich individuálních potřeb však mohou vyplývat další evidované údaje, jako četnost revize šablony, kategorie, přidělení zaměstnancům a podobně. Fusio si tak, jako vždy, přizpůsobíte přesně vašim potřebám.

Příklad realizace agendy přijaté pošty

(příklad realizace agendy šablon dokumentů)

Prosaďte používání aktuálních šablon

Častou bolestí ve firmách a organizacích je používání neaktuálních šablon dokumentů. Ať už se jedná o typizované předlohy smluv, obchodních nabídek, různých specifikací či formulářů nebo obyčejného hlavičkového papíru. Důvodem bývá špatné informování uživatelů o aktualizaci šablony či její nedostupnost. Pokud jsou, například, šablony umístěny na sdíleném disku v adresářové struktuře, volí uživatelé často „cestu menšího odporu“ – místo proklikávání se k aktuální šabloně, použijí tu, kterou si uložili lokálně, když s ní pracovali naposledy. Ale tato už nemusí být aktuální. Při tomto způsobu uložení, musí také správce dokumentu o případné aktualizaci informovat uživatele. To řeší obvykle e-mailem – musí však zařídit rozeslání informace těm správným lidem a hrozí nebezpečí, že na někoho zapomene. Pokud „pro jistotu“ obesílá vždy všechny, vede to časem k ignoraci těchto e-mailů, protože informace se příjemců většinou netýká.
Ve Fusio mají uživatelé šablony snadno dostupné, včetně pohodlného vyhledávání. Je zde snadné nastavit přidělení šablony konkrétním lidem, nejlépe dle jejich rolí. A o aktualizaci šablony informovat uživatele automaticky – a jen ty, kterých se to týká.

Zajistěte pravidelnou revizi aktuálnosti šablon

Jistě jste se už setkali s tím, že šablona dokumentu byla zastaralá a nikdo se včas nepostaral o její aktualizaci dle změněné situace. Pokud se mění adresa, logo nebo telefonní číslo, napadne každého, že je třeba projít všechny šablony a aktualizovat je. Co ale třeba seznam referenčních zákazníků v šabloně nabídky? Vzpomene si někdo pravidelně, že by bylo vhodné zařadit nové, zajímavé klienty, jejichž přítomnost v referencích zvyšuje vaši prestiž?
S Fusio máte po starostech. K šabloně přiřadíte správce a nastavíte četnost pravidelné revize – podle potřeby třeba na půl roku nebo na rok. Fusio správce včas upozorní na nutnost revize a po prověření či aktualizaci mu umožní prodloužit platnost šablony.

Reporty, notifikace, historie, oprávnění

Uplatnění standardních vlastností Fusio pomůže zajistit správu šablon dokumentů na potřebné úrovni. Ať už se rozhodnete pro poslání notifikace o každé změně přiřazeným uživatelům ihned nebo upřednostníte zasílání souhrnného reportu třeba jednou týdně, pokud se něco změnilo. Správci šablon mohou dostávat již výše zmíněná upozornění – a při nevyřízení revize včas může být také upozorněn nadřízený. Je to na vás.
Stejně tak s výhodou využijete další vlastnosti, jako je historie všech provedených změn či přístupová oprávnění.

Nejen šablony

Oproti aplikacím, specializovaným pouze na oblast evidence a správy šablon dokumentů, získáte s Fusio univerzální nástroj na správu firemních agend a evidencí (podívejte se na další příklady).
Chtěli byste vidět Fusio v akci? Rádi vám ho předvedeme naživo.

Chci to vidět

    Vaše jméno

    Váš email

    Vaše telefonní číslo

    Zpráva

    Souhlasím s Podmínkami zpracování osobních údajů
    Podmínky zpracování osobních údajů


      Vaše jméno

      Váš email

      Vaše telefonní číslo

      Zpráva

      Souhlasím s Podmínkami zpracování osobních údajů
      Podmínky zpracování osobních údajů

      Tyto webové stránky používají cookies. V případě, že souhlasíte s jejich použitím, klikněte na tlačítko "Souhlasím" níže. Detaily, jak s Vašimi daty nakládáme, najdete na stránce Podmínky zpracování osobních údajů.